Was ist die Entfernungspauschale?
Die Entfernungspauschale oder auch Pendlerpauschale, wie sie in der Alltagssprache häufig genannt wird, kann von Steuerzahlern für ihren Weg zur Arbeit in Anspruch genommen werden. Mit der Pauschale werden Fahrtkosten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abgegolten. Seit dem Jahr 2004 beläuft sie sich auf 0,30 € pro vollen Kilometer und ist grundsätzlich auf 4.500 € im Kalenderjahr begrenzt. Sie ist zudem unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel. Das heißt, auch Arbeitswege die per Fuß, mit dem Fahrrad, Moped, Motorrad, Bus, Bahn sowie im Rahmen einer Mitfahrgemeinschaft angetreten wurden, werden berücksichtigt. Lediglich Flugreisen sind momentan von der Regelung ausgenommen. Darüber hinaus ist die Pauschale von den realen Aufwendungen, und somit den tatsächlich entstandenen Kosten, unabhängig. Nur wenn die realen Kosten die Pauschale übersteigen, sind die tatsächlichen Aufwendungen maßgebend.
Die Pauschale gehört zu den Werbungskosten und reduziert das zu versteuernde Einkommen. Gesetzlich geregelt ist sie im Einkommensteuergesetz § 9 Absatz 1 bis 4.
Für welche Verkehrsmittel gilt die Pauschale?
Die Entfernungspauschale ist verkehrsmittelunabhängig, das heißt sie gilt gleichermaßen für Fußgänger, Rad-, Motorrad-, Moped-, Motorroller-, Bus- und Bahnfahrer sowie für Autofahrer und ihre Mitfahrer. Ausgenommen sind momentan Flugreisen.
Was deckt die Entfernungspauschale?
Der Arbeitnehmer kann die Pauschale anwenden, wenn er seine Arbeitsstätte bzw. die erste Tätigkeitsstätte zum Zwecke eines Arbeitseinsatzes aufsucht. Darüber hinaus greift sie, wenn diese freiwillig zum Zwecke der Fortbildung angefahren wird. Auch wöchentliche Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung werden vom Finanzamt berücksichtigt. Durch die Pauschale sind sämtliche Aufwendungen, die durch die Fahrt zwischen Wohn- und Arbeitsort entstehen, abgegolten. Dazu gehören u.a. Parkgebühren während der Arbeitszeit und verschiedene Kfz-Versicherungsbeiträge. Unfallkosten sind jedoch als außergewöhnliche Aufwendungen neben der Entfernungspauschale zu berücksichtigen.
Was ist die erste Tätigkeitsstätte?
Der Begriff “erste Tätigkeitsstätte” hat den bisherigen, gesetzlich unbestimmten Begriff “regelmäßige Arbeitsstätte” in dem EStG ersetzt. Es wird höchstens eine Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis mit beschränktem Werbungskostenabzug angenommen. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer dieser dauerhaft zugeordnet ist. Arbeitet man an mehreren, unterschiedlichen Orten, muss der Arbeitgeber eine davon als erste Tätigkeitsstätte festlegen, denn die Pauschale darf nur zwischen dieser und dem Lebensmittelpunkt angewendet werden. Fahrten, die zu anderen Arbeitsorten unternommen werden, können als Dienstreisen bzw. Reisekosten abgerechnet werden. Das heißt, statt 0,30 € für jeden Kilometer der einfachen Wegstrecke, können sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt angesetzt werden.
Was ist der Lebensmittelpunkt?
Der Ausgangspunkt der Berechnung der Pauschale ist der Wohnsitz. Hat man mehrere Wohnungen, steht es dem Arbeitnehmer frei, ob er von seinem Haupt- oder Zweitwohnsitz zur Arbeit pendelt. Steuerlich entscheidend ist der Mittelpunkt der Lebensinteressen. Das heißt die Wohnung sollte nicht nur gelegentlich aufgesucht werden. Das schließt Übernachtungen bei Freunden und Bekannten, sowie in Hotelzimmern als Ausgangspunkt der Berechnung aus. Für verheiratete Arbeitnehmer gilt der Wohnort der Familie als Lebensmittelpunkt. Bei Alleinstehenden dagegen wird in der Regel von der Wohnung, von der man überwiegend zur Arbeit fährt, als Lebensmittelpunkt ausgegangen. Jedoch können auch persönliche Beziehungen zu einem anderen Ort, wie z.B. Mitglied eines Vereins, den Mittelpunkt der Lebensinteressen definieren. Da unter diese Beschreibung zum Teil auch ehemalige Kinderzimmer bei den Eltern fallen, gilt seit 2014 folgende Bedingung: Damit die Wohnung als Lebensmittelpunkt gelten kann, muss man mindestens 10 % der Lebenshaltungskosten tragen.
Die Entfernung zwischen Wohnung und Betrieb spielt somit keine Rolle. Will man jedoch die weiter entfernte Wohnung geltend machen, muss sich dort der Lebensmittelpunkt befinden.
Wie wird die Entfernungspauschale berechnet?
Jeder Arbeitnehmer muss seine individuelle Pauschale berechnen. Zwei Dinge sind hierfür entscheidend: Die Arbeitstage des Kalenderjahres und die Entfernung zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte.
Genrell lässt sich die individuelle Pendlerpauschale errechnen, indem zunächst die Anzahl der Arbeitstage des Kalenderjahres mit der Kilometerzahl für eine einfache Wegstrecke zwischen Wohn- und Arbeitsort multipliziert wird. Das Ergebnis wird anschließend mit 0,30 € multipliziert. Das Resultat ist die Summe, die vom Finanzamt von den gesamten Jahreseinnahmen abgezogen wird.
Wie viele Arbeitstage können berechnet werden?
Es können nur Tage berechnet werden, an denen tatsächlich gearbeitet wurde. Das heißt Wochenenden, Urlaubs- und Krankheitstage können nicht mit einbezogen werden. Generell erkennt das Finanzamt bei einer 5-Tagewoche bis zu 230 Fahrten, bei einer 6-Tagewoche bis zu 280 Fahrten pro Jahr an. Will man Fahrten, die darüber hinausgehen geltend machen, muss man diese explizit nachweisen, z.B. durch Aufzeichnungen oder Bescheinigungen des Arbeitgebers.
Wie ermittelt man die Entfernung?
Das Finanzamt erkennt nur die einfache Wegstrecke an. Das heißt, pro Arbeitstag kann lediglich die Hin- oder Rückfahrt angesetzt werden und nicht die gesamte Strecke. Dies gilt auch, wenn die Rückfahrt erst am darauffolgenden Tag angetreten wird. Auch Heimfahrten während der Mittagspause oder aus anderen Gründen werden nicht berücksichtigt. Pauschal darf für jeden Arbeitstag nur einmal die einfache Wegstrecke abgerechnet werden. Darüber hinaus gilt das Prinzip der kürzesten Straßenverbindung. Konkret heißt das, dass für die Bestimmung der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die kürzeste Straßenverbindung zwischen diesen beiden maßgebend ist. Welches Verkehrsmittel genutzt wurde, ist unerheblich. Das heißt, wenn Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmittel tatsächlich länger sind, so ist die Pauschale trotzdem auf die kürzeste Wegstrecke anzuwenden. Eine Ausnahme gibt es lediglich, wenn eine andere Strecke “offensichtlich verkehrsgünstiger” ist. Verkehrsgünstiger ist eine Strecke, sofern der Arbeitsplatz trotz gelegentlicher Verkehrsstörungen normalerweise schneller und pünktlicher erreicht wird. Hierbei kommt nur eine Straßenverbindung, und nicht Verbindungen mit anderen Verkehrsmitteln, in Betracht. Ein Beispiel ist eine Großbaustelle auf der Autobahn. Wird aufgrund des Staus ein Umweg über eine längere Landstraße gemacht, so kann diese vom Finanzamt berücksichtigt werden. Die Frage, ob eine Straßenverbindung verkehrsgünstiger ist, ist dementsprechend nach den Umständen des Einzelfalls und unter Einbeziehung von Zeitersparnis zu bestimmen.
Darüber hinaus sind nur volle Kilometer der Entfernung anzusetzen, ein angefangener Kilometer bleibt unberücksichtigt. Das heißt, beträgt die Entfernungsstrecke zwischen Wohnung und Arbeit 38,8 Kilometer, so werden lediglich 38 Kilometer in die Rechnung einbezogen. Tatsächlich empfiehlt es sich kostenfreie online Kartendienste wie Google Maps zu nutzen, um die kürzeste Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsort zu bestimmen. Die Finanzbeamten werden das voraussichtlich ebenfalls tun, sollten sie die Angaben überprüfen.
Beispiel: Entfernung bei mehrere Arbeitsplätzen berechnen
Der Arbeitnehmer Max Mustermann fährt täglich am morgen von seiner Wohnung A zu seiner Arbeitsstätte B. Nachmittags fährt er von dort aus direkt weiter zur Arbeitsstätte C und abends zurück zur Wohnung A. Die Entfernung zwischen A und B beträgt 20, zwischen B und C 30 und zwischen C und A 40 Kilometer. Die Gesamtentfernung beträgt somit 90 Kilometer (20+30+40). Die Entfernung zwischen Herr Mustermanns Wohnung und den beiden Arbeitsstätten beträgt 60 Kilometer (20+40). Da dies mehr als die Hälfte der Gesamtentfernung ist, sind 45 Kilometer (90:2) für die Ermittlung der Pauschale anzusetzen.
Was ist der Höchstbetrag bei der Pendlerpauschale?
Grundsätzlich kann in der Steuererklärung bis zu 4.500 € pro Kalenderjahr für die Fahrten zur Arbeit angesetzt werden. Für Arbeitnehmer, die zu Fuß, mit dem Fahrrad, Motorrad, Motorroller, Moped oder im Rahmen einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit gelangen, ist die Entfernungspauschale somit auf einen Höchstbetrag von 4.500 € gedeckelt. Werden öffentliche Verkehrsmittel genutzt, so können höhere Kosten abgezogen werden, falls dies, z.B. durch gesammelte Tickets, belegt werden kann. Man kann für die Wege zwischen Wohn- und Arbeitsort die höheren Aufwendungen für die an einzelnen Tagen benutzten öffentlichen Verkehrsmitteln auch dann in voller Höhe als Werbungskosten abziehen, wenn für die übrigen Arbeitstage die Entfernungspauschale geltend gemacht wird. Generell gilt es die Günstigerprüfung tagesgenau und nicht jahresbezogen vorzunehmen.
Darüber hinaus berücksichtigt das Finanzamt einen höheren Betrag, wenn man mit dem eigenen oder einem zur Nutzung überlassenen Pkw zur Arbeit gefahren ist. Ein Fahrzeug ist dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlassen, wenn es ihm vom Arbeitgeber unentgeltlich oder teilentgeltlich überlassen worden ist, wie z.B. ein Dienstwagen, oder wenn es der Arbeitnehmer von dritter Seite geliehen, gemietet oder geleast hat. Ein Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen für das Kfz ist für den Ansatz eines höheren Betrags als 4 500 € nicht erforderlich.
Was gilt bei Fahrgemeinschaften?
Im Rahmen von Fahrgemeinschaften kann die Pauschale von jedem Mitfahrer entsprechend der für ihn maßgeblichen Strecke angesetzt werden. Das heißt jeder muss seine individuelle Entfernungspauschale berechnen und angeben. Umwege, die z.B. durch das Abholen der Mitfahrer entstehen, können nicht mit einbezogen werden. Es gilt stets die kürzeste Straßenverbindung. Der Höchstbetrag von 4.500 € greift für die Mitfahrer der Fahrgemeinschaft an den Arbeitstagen, an denen diese ihr eigenes Fahrzeug nicht einsetzen. Umgekehrt gibt es keine Kostendeckelung, wenn der betreffende Arbeitnehmer selbst fährt. Um den höchstmöglichen Werbungskostenabzug sicherzustellen, sollten Teilnehmer von Fahrgemeinschaften somit die Beträge für Selbst- und Mitnahmefahrten separat berechnen.
Beispiel: Individuelle Pauschale bei einer Fahrgemeinschaft berechnen
Personen A, B und C bilden täglich auf ihrem Weg zur Arbeit eine Fahrgemeinschaft. Die Entfernung für A und B beträgt jeweils 90 Kilometer, für C 110 km. Alle drei Personen arbeiten 220 Tage im Jahr. Davon fährt Person A 150 Arbeitstage mit seinem Pkw und Person C ist an 70 Tagen der Fahrer. Person B ist immer Mitfahrer. Um C abzuholen, ergibt sich ein Umweg von 25 Kilometer für A und B, die jedoch nicht in der Berechnung berücksichtigt werden kann. Folgende Pauschale ergibt sich für die unterschiedlichen Personen:
Person A
Selbstfahrer: 150 (Tage) x 90 (km) x 0,30 = 4.050 €
Mitfahrer: 70 (Tage) x 90 (km) x 0,30 = 1.890 €
Die Werbungskosten beträgt für Person A 5.940 €. Ein höherer Betrag als 4.500 € (Höchstgrenze) ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer sein eigenes Auto benutzt. Von dem Höchstbetrag ist man lediglich als Mitfahrer betroffen. Die Werbungskosten dafür liegen in diesem Fall jedoch unterhalb des Höchstbetrages, sodass dafür keine Kappung stattfindet.
Person B
Selbstfahrer: 0
Mitfahrer: 220 (Tage) x 90 (km) x 0,30 = 5.940 €
Die Werbungskosten für Person A beträgt 4.500 €. Da die Person nur Mitfahrer ist, gilt für sie die Höchstgrenze von 4.500 €.
Person C
Selbstfahrer: 70 (Tage) x 110 (km) x 0,30 = 2.310 €
Mitfahrer: 150 (Tage) x 110 (km) x 0,30 = 4.950 €
Die Werbungskosten beträgt für Person C 6.810 €. Da der Betrag als Mitfahrer die Höchstgrenze überschreitet, können nur 4.500 € für diese Tage berechnet werden. Darüber hinaus hat Person C, jedoch an 70 tagen sein eigenen Pkw eingesetzt und kann somit zusätzlich 2.310 € ansetzen.
Was gilt bei öffentlichen Verkehrsmittel?
Werden öffentliche Verkehrsmittel genutzt, um zum Arbeitsort zu gelangen, so kann entweder die Entfernungspauschale oder die tatsächlich entstandenen Kosten angesetzt werden - je nachdem welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit die Kosten einer Rabattkarte, wie zum Beispiel die BahnCard50 der Deutschen Bahn, als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung anzugeben. Einzige Voraussetzung ist, dass die Kosten der Karte durch die Ersparnis ausgeglichen werden. Zwar gibt es immer wieder Streitigkeiten in diesem Punkt, jedoch zählen grundsätzlich auch Taxis zu den öffentlichen Verkehrsmitteln (s.u.).
Beispiel 1: Aufwendungen übersteigen die Entfernungspauschale
Die Arbeitnehmerin Erika Mustermann fährt täglich mit dem Bus zu ihrem Arbeitsplatz. Die Monatskarte kostet 150 €. Die kürzeste Straßenverbindung beträgt 20 Kilometer. Bei 220 Arbeitstagen im kalenderjahr, ergibt sich für Frau Mustermann folgende Entfernungspauschale: 220 (Tage) x 20 (km) x 0,30 = 1.320 €. Die tatsächlichen Aufwendungen betragen jedoch Folgendes: 150 (Monatskarte) x 12 (Monate) = 1.800 €. In diesem Fall können die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden, da sie den Betrag der Entfernungspauschale übersteigen.
Beispiel 2: Höchstbetrag bei öffentlichen Verkehrsmitteln
Erika Mustermann ist noch weiter von ihrem Arbeitsplatz weggezogen. Die kürzeste Straßenverbindung beträgt nun 72 Kilometer. Ihre Monatskarte kann sie jedoch weiterhin benutzen. Die neue Entfernungspauschale beträgt nun: 220 (Tage) x 75 (km) x 0,30 = 4.950 €. Abziehbar sind jedoch maximal 4.500 € (Höchstgrenze). Da die tatsächlichen Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel die Entfernungspauschale nicht übersteigen, ist die Pauschale mit 4.500 € anzusetzen.
Was gilt bei gemischten Fällen?
Manche Arbeitnehmer nutzen verschiedene Verkehrsmittel, um zu Ihrem Arbeitsplatz zu gelangen. Ein Beispiel hierfür ist Park & Ride. In einem Fall, in dem sowohl das eigene Fahrzeug, als auch öffentliche Verkehrsmittel eingesetzt werden, um zu dem Arbeitsplatz zu gelangen, gilt es folgendermaßen vorzugehen: Zunächst muss die kürzeste Straßenverbindung ermitteln werden. Anschließend muss aufgeschrieben werden, wie viele dieser Kilometer mit dem Auto zurückgelegt wurden. Die restlichen Kilometer werden den öffentlichen Verkehrsmittel zugeordnet. In einem solchen Mischfall muss entschieden werden, ob die Entfernungspauschale oder die tatsächlichen Kosten angesetzt werden - die anteilige Anwendung beider Varianten ist nicht möglich. Die gleiche Rechnung gilt auch für den Fall, dass für einen Teil des Jahres das eigene Auto und für den anderen Teil öffentliche Verkehrsmittel benutzt werden.
Beispiel: Park & Ride
Max Mustermann fährt täglich 15 Kilometer mit seinem Auto zur nächsten Bahnstation und von dort 75 Kilometer zu seinem Arbeitsplatz. Die kürzeste Straßenverbindung beträgt 80 Kilometer. Die tatsächlichen Aufwendungen für die Bahnfahrt betragen monatlich 150 €.
Schritt 1: Die Entfernungspauschale beträgt im Beispiel grundsätzlich: 220 (Tage) x 80 (km) x 0,30 = 5.280 €.
Schritt 2: Ermittlung der Pauschale für die Teilstrecke, die mit dem eigenen Auto zurückgelegt wird: 220 (Tage) x 15 (km) x 0,30 = 990 €.
Schritt 3: Ermittlung der Pauschale für die verbleibende Teilstrecke, die mit öffentlichen Verkehrsmittel zurückgelegt wird (80 (kürzeste Strecke) - 15 (Pkw Teilstrecke) = 65 km): 220 (Tage) x 65 (km) x 0,30 = 4.290 €. Hier müsste die Kostendeckelung von 4.500 € beachtet werden. In diesem Fall, liegt der Betrag, jedoch unter der Höchstgrenze.
Die tatsächlichen Aufwendungen für die öffentlichen Verkehrsmittel betragen 1.800 € (150 x 12). Diese werden jedoch nicht berücksichtigt, da sie unterhalb der Entfernungspauschale von 4.290 € liegen.
Der höchstmögliche Werbungskostenabzug beträgt somit 5.280 €.
Gilt die Pendlerpauschale für Taxifahrten?
Die Entfernungspauschale kann für alle öffentliche Verkehrsmittel angesetzt werden – dazu gehören in der Regel auch Taxis. Nach dem Finanzgericht Düsseldorf (Urteil v. 8.4.2014, 13 K 339/12 E) handelt es sich im Sinne des EStG bei einem Taxi um ein öffentliches Verkehrsmittel. Somit sollte es möglich sein, tatsächliche Aufwendungen die, den Höchstbetrag um 4.500 € übersteigen, abzuziehen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich dieser Frage bewusst entzogen, was darauf hinweisen könnte, dass er zu einer anderen Auffassung neigt. Der Beschluss verdeutlicht die Schwierigkeit der Typisierung von öffentlichen Verkehrsmittel im Zusammenhang mit Fahrtkosten. Somit muss momentan der Einzelfall geprüft werden, ob sich Taxikosten genau wie die Kosten für die Bahn abziehen lassen.
Was gilt bei Tunnel- und Mautgebühren sowie Fährverbindungen?
Mautpflichtige Straßen: Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind Tunnel- und Mautgebühren neben der Entfernungspauschale nicht als Werbungskosten zu berücksichtigen, da sie nicht für die Benutzung eines Verkehrsmittels entstehen (BGBl. Teil I Seite 285). Wird aufgrund der kostenpflichtigen Strecke ein Umweg gefahren, so zählt dieser Weg nicht als offensichtlich verkehrsgünstiger. Somit muss die mautpflichtige Straßenverbindung für die Kalkulation der Entfernung als Grundlage genommen werden. Für die Beurteilung der Verkehrsgünstigkeit der benutzten Strecke ist es also unerheblich, wenn bei der Benutzung der kürzesten Straßenverbindung Gebühren anfallen.
Fährverbindungen: Eine Fährfahrt kann, im Gegensatz zu mautpflichtigen Strecken, bei der Ermittlung der kürzesten Straßenverbindung als auch bei der Ermittlung der verkehrsgünstigsten Straßenverbindung einbezogen werden. Nutzt man die Fähre, so ist die Fahrtstrecke der Fähre selbst nicht Teil der maßgebenden Entfernung - die Fährkosten können jedoch zusätzlich in der Steuererklärung berücksichtigt werden. Es ist jedoch möglich einen Umweg zu fahren und auf diesen die Entfernungspauschale anzuwenden. Wenn aufgrund von Wartezeiten, technische Schwierigkeiten oder Auswirkungen der Witterungsbedingungen auf den Fährbetrieb regelmäßig Verspätungen eintreten, kann eine andere Strecke als “offensichtlich verkehrsgünstiger” definiert werden (BStBl II 2012, 802).
Besonderheiten für behinderte Menschen
Behinderte Arbeitnehmer, deren Grad der Behinderung mindestens 70 Prozent beträgt oder aber mindestens 50 Prozent und zusätzlich eine erhebliche Gehbehinderung (Merkzeichen «G» oder «aG» im Behindertenausweis), können anstelle der Entfernungspauschale die tatsächlichen Aufwendungen für die Wege zwischen Wohn- und Arbeitsort geltend machen. Alternativ können behinderte Arbeitnehmer ohne Nachweis 0,60 € pro Kilometer in der Entfernungspauschale ansetzen.
Wo muss die Entfernungspauschale eingetragen werden?
Generell werden die Angaben zu den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in der Steuererklärung bei den Werbungskosten auf Seite 2 der Anlage N in den Zeilen 31-39 eingetragen:
- Zeilen 31-34: Angaben zur ersten Tätigkeitsstätte
- Zeilen 35-38: Arbeitstage, maßgebende Entfernung, unterschiedliche Verkehrsmittel, Fahrgemeinschaften, öffentliche Verkehrsmittel, behinderte Menschen
- Zeile 39: Arbeitgebersatz (z.B. falls der Arbeitgeber Fahrtkosten steuerfrei ersetzt)
Dies ist auch online bei ELSTER der Fall, denn die Gliederung ist identisch mit dem amtlichen Vordruck.
Wird ausschließlich die Entfernungspauschale genutzt, müssen keine Belege gesammelt werden. Will man dagegen tatsächliche Aufwendungen geltend machen, so müssen unter Umständen Notizen und Belege beigefügt werden.
Tipp: Antrag auf Lohnsteuerermäßigung
Es ist möglich die Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsort (wie alle anderen Werbungskosten) als Freibetrag schon jeden Monat beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigen. Beim Finanzamt kann ein Antrag auf Lohnsteuerermäßigung gestellt werden, um so bereits im während des Jahres weniger Lohnsteuer zahlen zu müssen. Voraussetzung dafür ist, dass die Werbungskosten über 1.000 € liegen und zusammen mit Sonderausgaben sowie außergewöhnlichen Belastungen, den Grenzbetrag von 600 € überschreiten.