Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Aktualisiert im Oktober 2022

Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist Teil der betriebswirtschaftlichen Finanzbuchhaltung. Mit ihrer Hilfe können Unternehmen und Kaufleute, die zur Buchführung nach §238 HGB verpflichtet sind, ihren Gewinn berechnen. Nach §242 III HGB ist sie ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses für Kaufleute. Sie ist ein Teil der Bilanz, in der alle betriebswirtschaftlichen Leistungen und Güter aufgelistet sind.

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Eine GuV müssen alle Selbstständigen, Unternehmer und Kaufleute anfertigen, auf die Folgendes zutrifft. Sie erwirtschaften in einem Jahr

1. einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro und

2. einen Umsatz von mindestens 600.000 Euro

Wer darunter liegt, darf dem Finanzamt die abgespeckte Version der GuV vorlegen, die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) Gleiches gilt für Freiberufler.

Die GuV ist ein Teil der doppelten Buchführung. Dabei steht jedem Konto ein Gegenkonto gegenüber. Sie selbst kann aus betriebswirtschaftlicher Sicht dem Eigenkapital-Konto zugerechnet werden. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Erträge den Aufwendungen gegenübergestellt. Der unternehmerische Erfolg kann anhand der Rechnung abgelesen werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Je nach Erfolg erwirtschaftet ein Unternehmen entweder einen Jahresüberschuss oder einen Jahresfehlbetrag. Das Betriebsergebnis wird anschließend in das Konto Eigenkapital gebucht.

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Welchen Zweck erfüllt die Gewinn- und Verlustrechnung?

Viele Unternehmer sehen die Bilanzierung als lästige Verpflichtung an. Sie wird erstellt, damit das Finanzamt im Rahmen der Steuererklärung den Steuersatz für den Gewinn ermitteln kann. Dabei erfüllt sie für das Unternehmen selbst aber zwei nützliche Funktionen:

• Dokumentation: Mithilfe der GuV kann ein Unternehmen alle Bestandsveränderungen sowie finanzielle und wirtschaftliche Erfolge nachvollziehen. Darüber hinaus gibt sie Auskunft über die Liquidität eines Unternehmens.
• Information: Auf ihrer Basis vergeben Banken Kredite und Darlehen. Wer eine gut geführte und positive Bilanz vorzeigen kann, darf sich eher Hoffnungen über die Gewährung einer Fremdfinanzierung machen.

Wann muss die GuV erstellt werden?

Grundsätzlich erfolgt die Gewinnermittlung am Ende eines Geschäftsjahres. Sie muss innerhalb von drei Monaten des Folgejahrs an das Finanzamt übermittelt werden, welches daraus die fälligen Steuerabgaben errechnet. Viele, vor allem größere Unternehmen gehen jedoch dazu über, monatlich eine GuV zu erstellen. Das stellt zwar einen zusätzlichen organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufwand dar. Der Unternehmer erhält so aber einen regelmäßigen Überblick über seine Geschäfte. Fehlkalkulationen können dadurch frühzeitig korrigiert und ungeplante Entwicklungen berücksichtigt werden. Zudem kann der betriebliche Erfolg an zeitlichen Parametern gemessen werden:

• Gibt es Aufwendungen, die nur zu bestimmten Zeiten im Jahr auftreten?
• Können Gewinne oder Verluste an jahreszeitlichen Faktoren ausgemacht werden?
• Wie stark fallen einzelne Belastungen ins Gewicht (z.B. Betriebsfeiern, ungeplante Reparaturen)?

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Gliederung der GuV

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird nach einem festen Schema gegliedert. Da es sich bei der Rechnung um ein Passivkonto des Eigenkapitals handelt, werden Erträge im Haben (rechts) gebucht. Aufwendungen hingegen werden als Kostenrechnung im Soll (links) zusammengefasst. Unter anderem werden so die folgenden GuV-Konten gegenübergestellt:

Neben dieser klassischen Kontenform kann die GuV auch in der Staffelform gegliedert werden. Bei dieser führt der Buchhalter alle Positionen untereinander auf. Die genaue Auflistung aller Positionen ist im HGB § 275 festgelegt. Eine einmal gewählte Form muss laut Gesetzgeber in den Folgejahren beibehalten werden. Das dient der Vergleichbarkeit der Zahlen. Nur unter Angabe besonderer Gründe dürfen Sie die äußere Form ändern.

Gesamtkostenverfahren vs. Umsatzkostenverfahren

Sowohl das Gesamtkostenverfahren (GKV) als auch das Umsatzkostenverfahren (UKV) stellen Rechnungsarten dar, mit denen die GuV nach der Staffelform erstellt werden kann. Beide Verfahren liefern unter Berücksichtigung der gleichen Werte dieselben Ergebnisse bei der Gewinnermittlung.

Die Unterschiede im Überblick:

Insgesamt ist das UKV aussagekräftiger und wird daher in der Regel bevorzugt.

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