Buchhaltung für Unternehmer: Selbst machen oder einem Buchhalter überlassen?

Für Unternehmen gehört die Buchhaltung zu einer der wichtigsten Aufgaben, es kommt vor allem auf Genauigkeit und Zuverlässigkeit an. Denn Fehler in der Buchhaltung können schwere Konsequenzen gegenüber Kunden oder dem Finanzamt nach sich ziehen. Eine gute und verantwortungsvoll arbeitende Buchhaltung ist deshalb entscheidend. Viele Unternehmer fragen sich deshalb: Soll ich die Buchhaltung selbst machen oder auslagern? Dabei helfen wir Ihnen in diesem Beitrag und gehen dabei auf Vor- und Nachteile ein, sowie Herausforderungen und das Thema Kosten.

Pro und Contra: Buchhaltung selbst machen oder externen Buchhalter beauftragen?

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist Pflicht, sie muss immer auf dem aktuellen Stand sein und alle Belege eines Unternehmens sollten lückenlos vorliegen. Doch welche Argumente sprechen für die interne und welche für die externe Lösung?

Buchhaltung auslagern: Das spricht dafür

• Einfache Nutzung hervorragender externer Expertise
• Hilfe bei der Lohn- & Gehaltsabrechnung
• Für große Unternehmen häufig niedrigere Kosten
• Dokumentation und Kontrolle sämtlicher Geschäftsvorfälle
• Schnell verfügbare Dienstleistung
• Kein Aufbau eigener Fähigkeiten erforderlich
• Höhere Flexibilität aufgrund des großen Angebots an Buchhaltungsbüros
• Bei Beauftragung von Steuerberatern: Weitere Leistungen wie Jahresabschluss möglich & Hilfe beim Senken der Steuerlast
• Minimaler interner Aufwand
• Viele Leistungen aus einer Hand

Buchhalter finden lassen

Buchhaltung selbst machen: Vorteile

• Volle Kontrolle über die Aufgabenerledigung in der Buchhaltung
• Keine Abstimmung mit einem externen Dienstleister
• Daten bleiben im eigenen Unternehmen
• Schnellere Datenauswertung
• Aufbau von Fachwissen im Unternehmen
• Oft geringere Kosten gerade für kleine Unternehmen

Diesen Einfluss spielt die Unternehmensgröße

Die Unternehmensgröße hat einen entscheidenden Einfluss auf die Beantwortung der Frage, ob Sie die Buchhaltung auslagern sollten oder nicht. Der Grund dafür ist die Komplexität der Buchungsvorgänge. Während es für ein kleines Unternehmen oder ein Start-Up oftmals einfacher und überschaubarer ist, bei wenigen Zahlungsvorgängen und den damit zusammenhängenden Buchungen den Überblick zu behalten, stehen große Unternehmen in dieser Hinsicht vor immensen Herausforderungen. Die Vielzahl der Buchungen, systematische Ablage von Bar- & Bankbelegen und deren Komplexität führen zu höheren Risiken und zu möglichen Fehlerquellen. Häufig wäre ein großer Aufwand erforderlich, entsprechende interne Kapazitäten für die Bewältigung der Buchhaltung aufzubauen. Die Auslagerung wäre daher der bessere Weg.

Was kostet ein Buchhalter für Unternehmen?

Mit der Auslagerung der Buchhaltung und der Beauftragung von externen Buchhaltern sind für Unternehmen, wie z.B. eine GmbH, ab einer gewissen Größe zahlreiche Vorteile verbunden. Entscheidend ist jedoch meist die Frage nach den Kosten. Wie teuer ist der externe Buchhalter und wie verhält sich die Auslagerung im Vergleich zur internen Lösung? Mehrere Faktoren spielen für die Betrachtung eine Rolle.

• Welche Aufgaben der Buchhaltung möchten Sie auslagern?

Der externe Buchhalter kann eine Vielzahl von Aufgaben für Sie übernehmen. Je umfassender der in Anspruch genommene Buchhaltungsservice ausfällt, desto höher sind die Kosten. Außerdem hängen die Kosten vom Umfang der Aufgaben, wie zum Beispiel der Anzahl der zu bewältigenden Buchungsvorgänge, ab.

• Freie Honorargestaltung bei selbstständigen Buchhaltern

Selbstständige Buchhalter können ihr Honorar frei verhandeln. Allerdings orientieren sich viele bei der Honorargestaltung an den Gebührentabellen des Bundesverbands selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter. Das muss aber nicht so sein. Damit ergibt sich prinzipiell ein größerer Spielraum bei der Honorarfindung.

• Gebühren für Steuerberater im Vergleich: Fester Kostenrahmen

Erfolgt die Auslagerung der Buchhaltung an einen Steuerberater, müssen sich diese zwingend an die Steuerberatervergütungsverordnung und die dort aufgeführten Gebührenspannen halten. Eine Ausnahme besteht nur bei einer nach Zeitgebühr eingerichteten Buchführung. Einige Beispiele für die Kosten der Buchführungsarbeiten finden Sie hier.

Typischen Aufgaben bei der Buchhaltung von Firmen

Entscheiden Sie sich zum Beispiel als GmbH zum Outsourcing der Buchhaltung, können viele Bereiche davon profitieren. Das gilt gerade dann, wenn Sie sich für einen Steuerberater entscheiden, der mehr Leistungen anbieten kann als ein reines Buchhaltungsbüro. Folgende Bereiche lassen sich erfolgreich auslagern:

• Finanzbuchhaltung (Fibu)
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Jahresabschluss
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Lohnbuchhaltung (Lobu)
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen bzw. deren Erstellung
• Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Verschiedene betriebswirtschaftliche Auswertungen
• Steuererklärungen
• Verwaltung von offenen Posten und Mahnwesen
• Generell Abwicklung des Zahlungsverkehrs

Aus dieser Aufzählung ist ersichtlich, wie vorteilhaft die Auslagerung tatsächlich sein kann. Bei dieser Dienstleistung geht es um mehr als um die bloße Verwaltung von Belegen und die Durchführung von Buchungsvorgängen. Es geht dabei um den Erfolg und die Zukunft Ihres Unternehmens. Ein Steuerberater kann Ihnen zudem helfen die Steuerlast Ihres Unternehmens zu senken und Steuern zu sparen. Ihr Unternehmen kann außerdem viele weitere Aufgaben abgeben und die eigenen Mitarbeiter entlasten. Es liegt daher nahe, sich durch das Outsourcing entsprechende Vorteile zu sichern.

Buchhalter für mein Unternehmen finden

Buchhaltung für GmbH selber machen: Das sind die Herausforderungen

Die moderne Buchhaltung ist kein Hexenwerk - muss aber trotzdem gekonnt werden. Sie können diverse Tools und Siftware nutzen, müssen aber dennoch über entsprechende Kenntnisse verfügen und beurteilen können, ob Buchungsvorgänge korrekt sind oder nicht. Mit der internen Buchhaltung stehen GmbHs daher vor verschiedenen Herausforderungen.

• Wissen auf dem aktuellen Stand halten

Beauftragen Sie interne Mitarbeiter mit der Buchhaltung, sind regelmäßige Schulungen fast zwingend erforderlich. Denn das Wissen der Mitarbeiter muss sich immer auf dem aktuellen Stand befinden. Das gilt zum Beispiel in Hinblick auf die Fristen, zum Beispiel für die jährlich mehrfach erforderliche Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen. Ändern sich hier Fristen, Vorgaben und Anforderungen, muss die Buchhaltung darauf reagieren. Das Wissen der Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand zu halten, ist aufwendig und verursacht zusätzliche Kosten.

• Buchhaltung selber machen ohne Steuerberater – Fehler sind möglich

Wenn Sie die Buchhaltung selbst machen, besteht immer die Möglichkeit, dass Sie Fristen nicht einhalten oder Erklärungen falsch abgeben. Das kann in Abhängigkeit von der Größenordnung des Fehlers schwere Konsequenzen nach sich ziehen. Diese Risiken ließen sich mit einem professionellen Dienstleister ausschalten.

Buchhaltung für GmbH: Teil-Outsourcing als alternative Lösung

Es ist nicht in jedem Fall erforderlich oder sinnvoll, gleich die gesamte Buchhaltung auszulagern. Teillösungen sind ebenfalls denkbar. Sie behalten einen Teil der Buchhaltung intern und ziehen externe Expertise für bestimmte Aufgaben hinzu. Auf diese Weise ist es möglich, die eigene Buchhaltung flexibler aufzustellen.

Typisch ist zum Beispiel die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung, der Rest bleibt in Ihrem Unternehmen. Hier bestehen viele Gestaltungsmöglichkeiten. Das Teil-Outsourcing bietet sich auch dann an, wenn Sie Kosten sparen und für die in Anspruch zu nehmende Dienstleistung nicht zu viel Geld ausgeben möchten.

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Fazit

Die Auslagerung der Buchhaltung ist heute für viele GmbH-Unternehmer der einfachste Weg. Das gilt gerade für große Unternehmen, darunter GmbHs und AGs, die besonders hohe Anforderungen an die Buchhaltung stellen. Eine interne Lösung ist häufig zu umständlich und teuer, die Auslagerung gelingt viel schneller und spart sogar noch Kosten ein. Damit sichern Sie sich die externe Expertise, die für die perfekte Erfüllung der Aufgaben in der Buchhaltung so wichtig ist.