Geschenke an Kunden, Mit­arbeiter und Geschäfts­freunde steuer­lich ab­setzen

Geschenke erhalten die Freundschaft. Das gilt nicht nur im privaten Bereich, sondern auch im geschäftlichen Umfeld. Über die Anerkennung ihrer Treue, Aufträge und Engagement freuen sich Kunden, Mitarbeiter und Geschäftsfreunde gleichermaßen. Damit Geschenke korrekt versteuert werden, sind steuerliche Besonderheiten zu beachten. Und zwar für schenkende Unternehmen und Beschenkte.

Was gilt im steuerlichen Sinn als Geschenk?

Geschenke sind als unentgeltliche Zuwendungen (z. B. Geld- und Sachzuwendungen) definiert. Sie bringen dem Empfänger einen wirtschaftlichen Vorteil und dienen der Mitarbeiter- und Kundenbindung. Dabei haben Geschenke weder zeitlich noch wirtschaftlich einen Bezug zu einer konkreten Leistung des Beschenkten. Was als Geschenk anerkannt ist und was nicht, hängt von der Unentgeltlichkeit ab.

Das gilt als Geschenk:

• Dienstleistungen
• Gutscheine
• Sach- und Geldgeschenke, z.B. zum Firmenjubiläum oder als Weihnachtsgeschenk (ohne Bedingungen für den Beschenkten)

Das gilt nicht als Geschenk:

• Werbeprämien: Zahlt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern oder Dritten eine Prämie für die erfolgreiche Kundenansprache, handelt es sich um Werbeprämien. Sie sind die Gegenleistung für eine Vermittlertätigkeit und deshalb keine Geschenke.
• Zugaben zum Warenkauf: Sie stehen im direkten Zusammenhang mit einem erworbenen Produkt, z. B. wenn Sie zum Kauf eines Druckers ein Paket Druckerpapier erhalten. Es handelt sich hierbei nicht um ein Geschenk.
• Trauer-Blumenschmuck: Trauerkränze und Blumenschmuck zur Beisetzung eines Geschäftspartners werden nicht als Geschenke eingestuft. Sie sind unbegrenzt abzugsfähig.
• Preise eines Preisausschreibens: Hierbei handelt es sich nicht um Geschenke, da sie von der Teilnahme abhängig sind.

Wann sind die Geschenke abzugsfähig und wann nicht?

Anlass

Damit Geschenke überhaupt steuerlich abzugsfähig werden, müssen sie betrieblich oder beruflich veranlasst sein, beispielsweise als Präsent an einen Kunden des Unternehmens. Ein privater Anlass wäre dagegen gegeben, wenn ein Blumenstrauß an die Verkäuferin der Bäckerei gegenüber geschickt wird, ohne dass dazu eine betriebliche Veranlassung besteht.

Betriebsausgaben

Die Kosten für Präsente an Geschäftsfreunde und Kunden gelten grundsätzlich als Betriebsausgaben des schenkenden Unternehmens. Voraussetzung ist, dass diese nicht mehr als 35 EUR pro Person und Jahr betragen. Kosten für die Transportverpackung zählen nicht zu den Anschaffungskosten.

Ausnahmen: Geschenke über 35 €, die als Betriebsausgabe abgesetzt werden können

• Betrieblich veranlasste Geschenke, die aufgrund ihrer Beschaffenheit oder sonstiger Merkmale nur betrieblich genutzt werden können. Zum Beispiel: medizinische Ausstattung für ein Krankenhaus durch den Pharmahersteller. Solche Geschenke sind unbegrenzt als Betriebsausgabe abzugsfähig.

• Mitarbeitergeschenke: Sind für das schenkende Unternehmen unabhängig von deren Aufwendungen vollständig als Betriebsausgaben absetzbar.

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Vorsteuerabzug

Neben dem Betriebsausgabenabzug dürfen Geschenke auch beim Vorsteuerabzug berücksichtigt werden, sofern die Freigrenze eingehalten wird. Wird die Freigrenze von 35 EUR pro Person und Jahr überschritten, entfällt der Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das gilt auch für Präsente zugunsten eigener Mitarbeiter. Hier entfällt der Vorsteuerabzug, da Arbeitnehmer die Geschenke in der Regel für private Zwecke erhalten.

Wichtig: Ist das schenkende Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, sind dafür stets Netto-Anschaffungskosten bzw. Netto-Herstellungskosten ohne Umsatzsteuer anzusetzen. Andernfalls muss das Unternehmen den Bruttowarenwert einschließlich Umsatzsteuer heranziehen.

In der Praxis: Aufzeichnungspflichten

Bedingung für die Abzugsfähigkeit ist auch, dass alle Aufwendungen für Geschenke an einen Geschäftspartner bzw. Kunden innerhalb eines Wirtschaftsjahres zeitnah und fortlaufend vom Schenkenden aufgelistet und deren Werte summiert werden.

Wichtig: Erfolgen die Aufzeichnungen in einem Controlling-System, reicht dies nicht aus. Die Aufzeichnung der Geschenke muss im Rahmen der Buchführung erfolgen. Auch Selbstständige, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen, sind verpflichtet, Zuwendungen prüfbar und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuführen.

Im Rahmen der Aufzeichnung muss zudem der Name des Beschenkten aus dem Buchungsbeleg erkennbar sein. Fällt der Gegenwert höher als 35 EUR aus, sind die Ausgaben nicht als Betriebsausgaben absetzbar.

Buchhalterisch sind Kundengeschenke aufgrund ihrer steuerlichen Besonderheiten auf gesonderten Konten zu erfassen. Die meisten Buchhaltungskontenpläne bieten Konten für Geschenke kleiner 35 EUR oder größer 35 EUR an.

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Wie werden Geschenke vom Empfänger versteuert?

Unabhängig davon, ob das schenkende Unternehmen seine Präsente als Betriebsausgaben absetzen kann oder nicht, muss das Geschenk beim Geschäftspartner als Betriebseinnahme angegeben werden. Damit wird die Bereicherung durch das Geschenk besteuert.

Geschenke an die eigenen Mitarbeiter

Wenn Sie als Mitarbeiter vom eigenen Unternehmen ein Geschenk erhalten, müssen Sie das als Arbeitslohn versteuern (sogenannter geldwerter Vorteil). Dabei sind Sachgeschenke bis zu einem Wert von 44 EUR brutto pro Monat steuerfrei.

Tipp: Erfolgt die Zustellung des Geschenks an Ihre Privatadresse, ist dies ein zusätzlicher Vorteil für Sie als Arbeitnehmer. Die Zustellkosten müssen dann in der Freigrenze von 44 EUR enthalten sein.

Wichtig: Zuwendungen über die Freigrenze hinaus unterliegen der kompletten Besteuerung als geldwerter Vorteil. Das bedeutet, Sie zahlen nicht nur Steuern auf den kompletten Gegenwert des Geschenks, sondern auch Sozialabgaben.

Höhere Freigrenze bei Geschenken zu besonderem Anlass

Nicht zu versteuern sind Aufmerksamkeiten an Mitarbeiter und deren Angehörige zu persönlichen Anlässen wie Geburtstage, Hochzeiten, Geburten etc. bis zu einem Gegenwert von 60 EUR pro Zuwendung. Jede Überschreitung bedeutet auch hier die Versteuerung und Sozialabgabenpflicht der Geschenkaufwendungen in voller Höhe.

Wichtig: Wird im Rahmen einer Betriebsveranstaltung einem Mitarbeiter ein Präsent übergeben, dürfen die Aufwendungen für Präsent und Veranstaltung zusammen 110 EUR nicht übersteigen.

Pauschalversteuerung bei Kundengeschenken

Da die Freude über ein Präsent beim Beschenkten durch die Steuerpflicht deutlich getrübt wird, hat der Fiskus mit der Pauschalversteuerung eine Alternativmöglichkeit geschaffen:

Das schenkende Unternehmen kann die Besteuerung seiner Präsente an Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter gemäß § 37b EStG übernehmen. Dafür gilt eine Höchstgrenze von 10.000 € brutto jährlich pro Empfänger. Der Beschenkte muss sich so nicht mehr mit der Besteuerung befassen.

Tipp: Als schenkendes Unternehmen müssen Sie dem Empfänger die Pauschalversteuerung mitteilen. So gibt es keine Unklarheiten bezüglich der Steuerpflichten und Sie zeigen dem Empfänger gleichzeitig, wie wichtig Ihnen die Kundenbeziehung ist.

Die Pauschalversteuerung beträgt 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Sind die Kosten für ein Geschenk als Betriebsausgabe abziehbar, kann auch die Pauschalsteuer dafür als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Eine gesonderte Aufzeichnungspflicht für Geschenke, die pauschal versteuert werden, besteht nicht. Allerdings hat das schenkende Unternehmen nur die Wahl zwischen der Pauschalversteuerung aller Geschenke eines Wirtschaftsjahres oder keines. Es darf lediglich zwischen Zuwendungen an Geschäftsfreunde und Mitarbeiter differenziert werden.

Wichtig: Sachzuwendungen an Geschäftsfreunde, Kunden und Mitarbeiter, die nicht in Deutschland steuerpflichtig sind, dürfen gemäß Bundesfinanzhof nicht pauschal versteuert werden.

Besteuerung von Streuwerbeartikeln

Eine weitere Erleichterung bildet die Besteuerung sogenannter Streuwerbeartikel wie Kugelschreiber oder USB-Sticks. Betragen deren Anschaffungskosten weniger als 10 EUR, können diese von der Pauschalbesteuerung ausgenommen werden.

Video: So werden Geschenke an Geschäftspartner und Mitarbeitergeschenke richtig versteuert

Im folgenden Video haben wir noch einmal zusammengefasst, wie Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftspartner nicht zu Steuerfallen werden.

Fazit: Abzugsfähigkeit von Geschenken ist von Unentgeltlichkeit abhängig

Heute sind Präsente aus der Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden nicht mehr wegzudenken. Allerdings sind eine Reihe an Voraussetzungen zu beachten, um Geschenke an Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter steuerlich geltend zu machen. Unabhängig von der Versteuerungsart müssen Aufzeichnungspflichten beachtet werden. Im Zweifelsfall sollten Steuerpflichtige ihren Steuerberater um Rat fragen.

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Zudem ist nicht nur das schenkende Unternehmen in der Steuerpflicht, sondern auch der Beschenkte. Ein Umstand, der die Freude an der Zuwendung häufig deutlich schrumpfen lässt. Die Pauschalversteuerung durch den Schenkenden schafft hier Abhilfe.

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