Steigern Sie Ihre Produktivität am Arbeitsplatz

Entfernen Sie Ihre Produktivitätsblockaden

Eliminieren Sie Ablenkungen

• Checken Sie Ihre Mail nur ein paar mal am Tag und nur zu bestimmten Zeitpunkten.
• Deaktivieren Sie Benachrichtigungen von Ihrem Smartphone. Private E-Mail-Konten, Facebook, Snapchat, Nachrichten und Instagram sind alle Störfaktoren am Arbeitsplatz. Heutzutage leben wir in einem Überfluss an Informationen, die einem ständig die Konzentration rauben. Checken Sie nur während einer Arbeitspause, ob Sie neue, persönliche Benachrichtigungen bekommen haben.
• Halten Sie Ihren Schreibtisch aufgeräumt - dadurch lenken Sie sich nicht durch Papierberge ab.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Arbeitstag

• Benutzen Sie eine klassische Aufgabenliste.
• Schließen Sie den Tag damit ab, schon gleich den nächsten Tag zu planen. Somit wissen Sie direkt, wie der Morgen starten kann.
• Notieren Sie sich, wie viel Zeit Sie für Ihre Aufgaben brauchen. So wird Ihr Zeitmanagement optimiert.
• Machen Sie Pausen. Kleine Pausen machen Sie produktiver. Nutzen Sie diese gut aus. Machen Sie einen Spaziergang, erfrischen Sie sich im Bad, oder schnappen Sie frische Luft mit einem netten Kollegen. Sie können auch nach der Pomodoro-Technik (siehe unten) arbeiten, oder sogar kurz meditieren. Heutzutage findet man bei Youtube oder mit bestimmten Apps auf dem Smartphone kurze Meditationsvideos. Regelmäßige Pausen und Meditation geben Ihrem Kopf auch einmal die Moglichkeit abzuschalten.
• Bearbeiten Sie langweilige Aufgaben zuerst. Am Ende des Tages kann eine langweilige Aufgabe um einiges langatmiger wirken, als wenn der Kopf noch klar und frisch ist. Ziehen Sie deshalb die nicht so spannenden Aufgaben vor, und schließen Sie den Tag mit einfacheren Aufgaben ab - beantworten Sie z.B. alte E-Mails oder bearbeiten Sie eine anstehende Präsentation.
• Investieren Sie in gute Kopfhörer und stellen Sie sich ein paar stimmungsvolle Spotify-Playlisten zusammen. Mit Musik am Arbeitsplatz lassen Sich störende Geräusche teilweise ausblenden. Zudem werden Ihre Kollegen es sich zweimal überlegen, Sie mit einer kleinen Frage zu unterbrechen, wenn Sie nun öfter Ihre Kopfhörer abnehmen müssen. Zwischendurch kann es schwierig sein, sich zu konzentrieren. Für Leute mit Konzentrationsschwächen gibt es auch geräuschreduzierende Kopfhörer, die störende Laute aus dem Umfeld ausblenden.

Betrachten Sie Besprechungen als Zeiträuber

• Spaziergespräche beschleunigen Besprechungen. Die Bewegung verhindert lange Gespräche.
• Lehnen Sie Besprechungsanfragen ab. Viele Besprechungen können auch ohne Sie durchgeführt werden und geben Ihnen die wertvolle Zeit zurück, sich mit Ihren Arbeitsaufgaben zu beschäftigen. Zudem ist es auch akzeptabel, einen anderen Zeitpunkt für die Besprechung vorzuschlagen, falls dadurch Ihr Arbeitstag in ineffektive Blöcke gesplittet werden würde.
• Erstellen Sie ein Besprechungsprogramm. Eine Agenda macht eine Besprechung produktiver, da ausschweifende Diskussionen minimiert werden.

Geben Sie Arbeitsaufgaben ab

• Buchführung und Gehaltsabrechnungen können nach außerhalb verlagert werden. Auf diese Weise können Sie sich mehr Zeit schaffen und mit den Aufgaben arbeiten, die Sie gerne machen. Suchen Sie nach jemanden, der Sich um Ihre Gehaltsabrechnungen kümmern soll? Dabei helfen wir Ihnen gerne!
• Administration und weiteres. Gibt es Aufgaben, die ein Assistent hantieren könnte, oder jemand anderes in der Abteilung, der es schneller bearbeiten könnte? Auf diese Weise könnten Sie sich gegenseitig das Leben erleichtern und gemeinsam produktiver werden. In dem Buch Die 4-Stunden-Woche erfahren Sie, wie Sie Ihren Arbeitsrhythmus bis zum Maximum ausschöpfen können und sich dabei durch verschiedene Methoden mehr Zeit schaffen.

Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementtechnik aus den 80er-Jahren. Die Technik baut auf den Gedanken auf, dass Arbeitszeiten in Intervalle aufgeteilt werden (traditionell 25 Minuten lang). Sobald ein Zeitintervall erreicht ist, wird dieses auf einem Zettel notiert. Bevor das nächste Intervall losgeht, macht man ein paar Minuten Pause. Das Ziel dieser Methode ist die Produktivität auf konstant hohem Niveau beizubehalten, während man in kurzen Perioden den maximalen Fokus hält. 

Kurz gefasst funktioniert die Pomodoro-Technik folgendermaßen:

1. Entscheiden Sie sich, welche Aufgaben erledigt werden sollen.
2. Notieren Sie sich, wie viele Intervalle Sie über den Tag verteilt schaffen können.
3. Stellen Sie sich einen Timer.
4. Machen Sie sich an die Arbeit. Werden Sie abgelenkt, so notieren Sie sich den Störfaktor und setzen Sie die Arbeit direkt fort.
5. Sobald der Timer ertönt, haken Sie das Intervall auf einem Zettel ab. Notieren Sie sich dabei auch, ob Sie die Aufgabe geschafft haben, oder nicht.
6. Wenn Sie bei weniger als 4 Pomodoros sind, dann machen Sie 3-5 Minuten Pause. Machen Sie anschließend mit der 1. Aufgabe weiter.
7. Nach 4 Pomodoros machen Sie längere Pausen (15-30 Minuten).

Wichtige Hilfsmittel bei der Pomodoro-Technik sind eine Stoppuhr, ein Blatt Papier und ein Stift. Durch das Stellen der Uhr macht man sich schon innerlich darauf gefasst, dass man nur eine begrenzte Zeit für die Aufgabe hat. Man wird sich dadurch der verbleibenden Zeit besser bewusst und das abschließende Klingeln verspricht eine erfrischende Pause.

Wie Sie selbst am besten produktiv werden, liegt wahrhaftig in Ihren eigenen Händen - ob Sie nun Ihre eigenen Prozesse optimieren möchten, oder Ihre Aufgaben an andere Abgeben wollen. In jedem Fall haben Sie die Chance, sich das Arbeitsleben angenehmer zu machen und an Ihrem Beruf mehr Freude zu bekommen. Falls Sie jemanden suchen, der Ihnen Aufgaben, wie z.B. Buchführung oder Wirtschaftsprüfung abnehmen soll, dann schauen Sie doch einmal bei unserem Portal herein. Bei uns bekommen Sie bis zu 3 unverbindliche Angebote von Beratern, die genau zu ihnen passen.

Frohes Schaffen!