Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH beschäftigt nach erfolgreicher Startphase viele Unternehmer. Kein Wunder, ist doch die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz GmbH, der Deutschen liebste Unternehmensrechtsform. Nicht nur die Haftungsbeschränkung lockt, sondern auch einige steuerliche Vorteile.

Der Weg zur Umwandlung ist trotz des relativ neuen Umwandlungsgesetzes steinig. Erst mit Hilfe der Beratung durch Steuerberater und Rechtsanwalt werden zivilrechtliche und unternehmensrechtliche Vorgaben verständlich. Den einen optimalen Weg vom Einzelunternehmen zur GmbH gibt es nicht, stattdessen jedoch einige Risiken, die Sie kennen sollten.

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Warum Einzelunternehmen in GmbH umwandeln?

Wer sich selbstständig machen will, steht vor vielen Aufgaben und Herausforderungen. Zwar ist die GmbH die beliebteste Unternehmensrechtsform, in der Gründungsphase ist sie aber häufig nicht die erste Wahl. Gründer starten deshalb als eingetragener Kaufmann (e.K), als sogenannter Einzelunternehmer. 

Ein Einzelunternehmen ist unbürokratisch und günstig gestartet. Ist es nach einiger Zeit etabliert und erwirtschaftet Gewinne, sehnen sich Einzelunternehmer häufig nach einer größeren Absicherung und einer besseren Reputation. Über die Freude einer unkomplizierten Gründung gehen mögliche Haftungsfolgen für den Unternehmer unter. Diese sollte man jedoch keineswegs aus den Augen verlieren: So haftet der Einzelunternehmer mit seinem kompletten privaten Vermögen für Verbindlichkeiten aus dem Geschäftsbetrieb − ohne jede Begrenzung. Bei der GmbH dagegen ist die Haftung in der Regel auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt.

Was ist vorteilhafter: GmbH oder Einzelunternehmen?

Neben dem Haftungsaspekt sprechen weitere Vorteile für die Umwandlung einer Einzelunternehmung in eine GmbH.

Vorteile einer Umwandlung in die GmbH

• Steuerliche Gründe: Die Umwandlung in eine GmbH schafft steuerliche Vorteile. Beispielsweise kann das Inhabergehalt als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Es wird dann über die Einkommensteuererklärung versteuert.

• Altersvorsorge: Eine GmbH bietet gleich mehrere Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Inhaber.

• Image und Kreditwürdigkeit: Das Ansehen der Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist bei Geschäftspartnern, Investoren und Kreditinstituten deutlich größer als das eines Einzelunternehmens.

• Nachfolgeplanung: Mit einer GmbH können Unternehmensnachfolge und Erbregelung leichter geplant werden.

Nachteile einer Umwandlung in die GmbH

Wer sich für eine Umwandlung entscheidet, sollte die damit verbundenen Nachteile kennen:

• Verzögerte Haftungsbeschränkung: Zwar ist Haftung bei einer GmbH auf das Geschäftsvermögen beschränkt, diese Beschränkung tritt jedoch erst ab dem 6. Jahr nach Umwandlung in Kraft. In den ersten 5 Jahren haften Sie weiterhin privat.

• Umwandlungskosten: Durch die Unternehmensumwandlung ist mit zusätzlichen Kosten für Notar, Amtsgericht, Steuerberater und ggf. Rechtsanwalt zu rechnen.

• Sonderbilanzen: Der Gesetzgeber fordert bei Umwandlung eines Unternehmens in eine GmbH mindestens die Vorlage von 1-2 außerordentlichen Bilanzen.

• Administrativer Aufwand: Die Umwandlung in eine GmbH geht mit strengen Regeln hinsichtlich Bilanzlegung, doppelter Buchführung und Veröffentlichung der Bilanzen einher. Jede Entscheidung verlangt zudem Gesellschafterbeschlüsse, die auf Basis eines bestehenden Gesellschaftsvertrags gefasst und lückenlos dokumentiert werden. Der administrative Aufwand wird daher deutlich größer.

Wie kann ein Einzelunternehmen in eine GmbH umgewandelt werden?

Es gibt verschiedene Methoden der Umwandlung. Das Einzelunternehmen kann durch eine Sachgründung oder eine Sachkapitalerhöhung in eine GmbH übergehen. Darüber hinaus ist die Ausgliederung nach Umwandlungsgesetz möglich.

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1. Sachkapitalerhöhung

Ist die Einbringung des gesamten Einzelunternehmens in eine GmbH geplant, ist maß­geblich, ob die Ziel-GmbH bereits existiert oder noch gegründet werden muss (🔎 Wie gründe ich eine Gmbh?):

• Besteht eine GmbH bereits, kann das Einzelunternehmen im Wege einer Sachkapitalerhöhung eingebracht werden. Diese wird notariell beglaubigt.

• Für eine Sachkapitalerhöhung beschließt der Unternehmer in seiner bereits bestehenden GmbH eine Kapitalerhöhung durch Einbringung seines Einzelunternehmens.

• Nach der Prüfung des Sachkapitalerhöhungsberichts durch das Registergericht wird das Stammkapital im Handelsregister erhöht.

• Damit ist das Einzelunternehmen rechtsgültig auf die GmbH übertragen.

2. Sachgründung

Existiert noch keine Ziel-GmbH, erfolgt die Umwandlung durch eine Sachgründung. Dabei wird das Stammkapital, statt als Bareinlage, in Form des Einzelunternehmens erbracht.

Auch hier erfolgt die Eintragung der GmbH nach Prüfung des Sachgründungsberichts durch das Registergericht. Damit sind Neugründung der GmbH und Umwandlung des Einzelunternehmens vollzogen.

Nachteile von Sachgründung und Sachkapitalerhöhung

GmbH-Umwandlungen außerhalb des Umwandlungsgesetzes bringen einige Nachteile mit sich, die Sie kennen sollten:

• Bei jeder zivilrechtlichen Umwandlung muss jedes einzelne Recht, jede Sache, Forderung und Verbindlichkeit aufgeführt werden, bevor die Umwandlung vollzogen werden darf.

• Zu dieser sogenannten Sach- und Rechtsgesamtheit kommt der Bestimmtheitsgrundsatz. Im Einbringungsvertrag darf beispielsweise nicht pauschal auf Bilanzen oder Verbindlichkeiten verwiesen werden, vielmehr sind diese zu spezifizieren.

• Die aufwendigste Hürde ist das Einholen des Einverständnisses von Kunden, Lieferanten, Lizenzgebern. Denn Verträge mit Dritten werden bei zivilrechtlichen Umwandlungen nicht automatisch mit dem Unternehmen transferiert. Alle Vertragspartner müssen der Vertragsübernahme schriftlich zustimmen (§ 414, 415 BGB). Verzichtet der Unternehmer auf die Einholung der Zustimmungserklärungen aller oder einiger Vertragspartner haftet er weiterhin persönlich aus allen transferierten Verträgen.

Um dem Problem der Zustimmungspflicht aller Vertragspartner zu entgehen, ziehen Unternehmer häufig Verkaufslösungen vor. Diese sollten einer intensiven rechtlichen Vorprüfung unterzogen werden, denn sie gehen mit hohen Risiken einher:

• Die Umwandlung kann beispielsweise im Wege einer Bargründung der GmbH erfolgen. Dabei verkauft der Unternehmer sein Einzelunternehmen an die GmbH und umgeht damit das umständliche Sachgründungsverfahren. Dies kann jedoch eine unzulässige verdeckte Sachgründung darstellen, wenn die Kaufpreiszahlung aus dem Stammkapital geleistet wird. Ebenfalls unzulässig ist es, wenn der Einlageanspruch gegen den GmbH-Gründer mit der Kaufpreisforderung aufgerechnet wird.

• Steuerrechtlich sind weitere Risiken zu beachten: Erfolgt die Übertragung des Einzelunternehmens auf die Gesellschaft ohne Zahlung eines realistischen Kaufpreises, kann dies als verdeckte Einlage der GmbH mit Betriebsaufgabe des Einzelunternehmens gewertet werden. Dieser Vorgang löst steuerliche Forderungen der Finanzbehörden aus.

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Zivilrechtliche Umwandlungsmethoden

Die beiden Varianten Sachgründung und Sachkapitalerhöhung vollziehen sich außerhalb des Umwandlungsgesetzes, daher spricht man von zivilrechtlichen Umwandlungsmethoden. 

Was ist die Gründung nach dem Umwandlungsgesetz?

Im Jahr 1994 wurde das Umwandlungsgesetz erlassen. Es soll die Umwandlung einer Unternehmensrechtsform in rechtlicher, steuerlicher und wirtschaftlicher Hinsicht vereinfachen.

Ein Beispiel für die Anwendung des Umwandlungsgesetzes ist die Ausgliederung: Um ein Einzelunternehmen reibungslos in eine GmbH umzuwandeln, kann statt der zivilrechtlichen Lösungen eine Ausgliederung auf die GmbH gewählt werden.

Der Vorteil: Zustimmungen von Vertragspartnern wie Lieferanten und Kunden sind nicht nötig. Voraussetzung ist jedoch, dass der Einzelunternehmer im Handelsregister eingetragen ist. Nur dann erkennt das Umwandlungsgesetz ihn als übertragungsberechtigten Unternehmer an.

Zudem wird die Ausgliederung nach dem Umwandlungsgesetz (§ 20 UmwStG) versteuert, was steuerrechtliche Vorteile mit sich bringt.

Wie läuft eine Ausgliederung ab?

Bei der Ausgliederung transferiert der Einzelunternehmer seinen Betrieb ganz oder teilweise in eine Neugründung oder eine bestehende GmbH (§ 152 UmwG). Diese sogenannte partielle Gesamtrechtsnachfolge bewirkt, dass mit Eintragung ins Handelsregister das gesamte Vermögen des Einzelunternehmers übertragen wird. Dazu gehören auch Schulden und Verträge mit Dritten. Die Zustimmung der Vertragspartner entfällt.

Im Fall einer Neugründung der GmbH bedarf es bei der Ausgliederung lediglich einer notariell beurkundeten Ausgliederungserklärung. Allerdings müssen für den Ausgliederungsstichtag Sachgründungsbericht und Sonderbilanz erstellt werden.

Zusätzlich müssen ein Gesellschaftsvertrag vorhanden sein, ein Geschäftsführer ernannt und eine Gesellschafterliste erstellt werden. Kurzum: Da es sich um eine Neugründung handelt, muss das komplette Verfahren nach dem GmbH-Gesetz durchlaufen werden.

Fazit: Eine GmbH-Umwandlung bietet neben Vorteilen große Risiken

Die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH lässt sich nicht mit einer Checkliste abdecken. Für jeden Fall kann eine andere Lösung die Richtige sein. Vorrangig ist eine genaue Planung mit Experten, die jede Fallkonstellation vorab abwägen.

Lassen Sie sich trotz der offensichtlichen Vorteile einer Umwandlung vor Ihrer Entscheidung unbedingt von einem Steuerberater und einem Fachanwalt für Unternehmensumwandlungen beraten.

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