Was ist GoBD Verfahrensdokumentation?

GoBD ist die Abkürzung von Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

In dem Schreiben vom 14.11.2014 und die Neufassung vom 11.07.2019 des Bundesfinanzministeriums (BMF) wird die GoBD festgelegt. Die Neufassung können Sie sich hier von der BMF-Webseite herunterladen: BMF-Schreiben vom 11.07.2019.

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

An der ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation kommt kein Unternehmen in Deutschland vorbei. Betroffen sind Unternehmen aller Rechtsformen und Größenklassen.

Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD) veröffentlicht und somit ab 1.1.2015 neue Standards im Bereich der formell ordnungsgemäßen Buchführung gesetzt.

Was passiert ohne Verfahrensdokumentation?

In Unternehmer-, Steuerberaterkreisen und weit darüber hinaus werden die Themen GoBD und Verfahrensdokumentation immer heißer diskutiert. Spätestens seit dem 1.1.2018 sind alle Übergangsfristen der Finanzbehörden beendet. Die formell ordnungsgemäße Buchführung ist der Schlüssel, um zukünftig bei Prüfungen durch die Finanzbehörden zu bestehen.

Die Warnungen der Experten sind deutlich: Eine mangelhafte Buchführung führt zu Hinzuschätzungen des Finanzamts und hat somit erhebliche finanzielle Folgen, die dann auch noch strafrechtlich gewürdigt werden. Das kann bedeuten: Für Unternehmen steigt ohne Verfahrensdokumentation das Risiko, dass das Finanzamt den Gewinn abweichend von der Steuererklärung ermittelt. Dadurch sind erhebliche Nachzahlungen und Strafzinsen möglich. Mit einer ordentlichen Verfahrensdokumentation beugt man dem vor.

Wichtig zu wissen ist auch: Die Finanzbuchhaltung kann nur sofort ordnungsgemäß erstellt werden. Ein späteres Reparieren von Fehlern ist nicht möglich. Die Ordnungsmäßigkeit muss auch in Betriebsprüfungen in der Zukunft (z.B.: 2025) noch halten.

Mit einer guten GoBD Verfahrensdokumentation können die Betriebsprüfer zufrieden gestellt werden

Zur Darstellung der Ordnungsmäßigkeit muss jedes Unternehmen eine übersichtlich gegliederte GoBD Verfahrensdokumentation vorliegen haben.

Bei der Erstellung erfolgt eine allgemeine und spezielle Prozessevaluierung, die sehr wichtige Erkenntnisse im Rahmen der Digitalisierung liefert, z.B. bei Prozessaufnahme, Prozessoptimierung, Medienbrüche etc.

Was ist bei der Erstellung der GoBD Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen?

Folgende Fragen sollten Sie positiv beantworten können:

• Wurde ein GoBD Handbuch erstellt?
• Liegt eine angemessene Verfahrens- oder Anwenderdokumentation vor?
• Liegt eine angemessene Systemdokumentation vor?
• Liegt eine angemessene Schnittstellendokumentation vor?
• Ist das Outsourcing von Prozessen (z.B. an den/die Steuerberater/-in) klar geregelt?
• Wird der papierhafte Posteingang unter Beachtung der Vollständigkeit (kein Verlust von eingegangenen Sendungen, keine ungeprüfte Vernichtung) vom zuständigen Mitarbeiter geöffnet, gesichtet und nach den unternehmensinternen Vorgaben mit einem Posteingangsstempel versehen, vorsortiert und an einem genau bezeichneten und gegen unbefugten Zugriff gesicherten Ort abgelegt?
• Gibt es ein Verfahren für die Weitergabe, Entgegennahme/Rücknahme von Belegen an bzw. von Dritte(n) für Zwecke der Aufbereitung, Buchung und Archivierung?
• Erfolgt die Vernichtung der Papierbelege in einem zeitlich festgelegten Turnus?
• Werden die Belege ordnungsgemäß gekennzeichnet?
• Sind die Zugangs- und Ausführungsverantwortlichkeiten für die Kassensysteme klar geregelt?
• Wurde ein Datensicherungssystem entwickelt und umgesetzt?
• Wurde ein Datenschutzsystem eingeführt?
• Wurde ein IT-Sicherheitskonzept eingeführt?
• Wurde ein Kontrollsystem eingeführt?

Die Dokumentationspflicht umfasst neben der Finanzbuchhaltung auch die Warenwirtschaft, Kassensysteme und Online-Shops.

Wie läuft eine Verfahrensdokumentation nach GoBD ab?

Wer kann mir bei der Verfahrensdokumentation helfen?

Die Aufstellung der Verfahrensdokumentation selbst als Unternehmer durchzuführen ist durchaus möglich, setzt aber voraus, dass man sich mit den speziellen Regelungen und Prozessen der Verfahrensdokumentation nach GoBD auskennt.

Unternehmer können dazu diverse Seminare besuchen. Abhilfe schaffen kann die Nutzung von spezieller Software oder aber das Hinzuziehen von professioneller Hilfe durch einen Experten. Ein Experte unterstützt bei der Einrichtung und Implementierung einer Verfahrensdokumentation – oder übernimmt den kompletten Einrichtungsprozess für das Unternehmen.

Um Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung zu vermeiden, sollte man bei Ungewissheit besser einen Fachexperte hinzuziehen. Das gilt für alle Unternehmen und Freiberufler, besonders aber für bargeldintensive Betriebe.

GoBD Experten kontaktieren

Fazit

Mit dem System von GoBD-direkt können Sie für sich und/oder für Ihren Kunden eine Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen und so die Finanzbuchführung prüfungssicher aufbauen. Die geforderten Bereiche:  Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Finanzbuchführung können mit diesem System dargestellt werden. Nehmen Sie die Herausforderung an. Durch die Dokumentation der kaufmännischen Prozesse wird das Verbesserungspotential offenkundig. Am Ende erfüllen Sie nicht nur Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt, sondern schöpfen Ihr Rationalisierungspotential voll aus und profitieren doppelt.