PC von der Steuer absetzen - das müssen Sie wissen

Immer mehr Deutsche verwenden ihren privaten Computer oder Laptop auch geschäftlich. Ob man abends noch schnell eine Präsentation für den kommenden Arbeitstag baut, Daten auswertet oder vor dem Schlafengehen noch einmal geschäftliche E-Mails checkt - dies sind alle berufliche Tätigkeiten und alles was Sie dafür einsetzen, können Sie, zumindest teilweise, von der Steuer absetzen. Wir zeigen Ihnen wie genau das geht und was zu beachten ist.

Generell gilt, dass Sie nur Gegenstände von der Steuer absetzen können, wenn Sie diese für Ihre Arbeit benötigen. Ein Computer, Laptop oder Tablet kann privat angeschafft und anschließend geschäftlich genutzt werden - wenn Sie dies nachweisen können, ist das Gerät von der Steuer absetzbar. Dabei ist es egal, ob Sie das Arbeitsutensil immer mit zur Arbeit nehmen oder zu Hause nutzen - entscheidend ist für was.

Teil 1: Kosten bei gemischter Nutzung aufteilen
Teil 2: Absetzen oder abschreiben: eine Kostenfrage
Teil 3: Drucker, Scanner, Maus: nicht selbstständig absetzbar
Teil 4: Technische Probleme und Umwidmung

Kosten bei gemischter Nutzung aufteilen

Nutzen Sie den PC fast ausschließlich für berufliche Zwecke, so können die Anschaffungskosten komplett als Werbungskosten von der Einkommensteuer abgesetzt werden. Die magische Grenze hierbei liegt bei 90 %. Das heißt Sie können den PC zu 10 % privat mitnutzen. Das Finanzamt geht doch in der Regel davon aus, dass der Anteil der privaten Nutzung höher liegt. Kann man die Nutzungsanteile nicht im Detail darlegen, so wird pauschalierend von einer hälftigen Aufteilung ausgegangen. Dadurch kann die Hälfte der Aufwendungen steuerlich abgesetzt werden. Wie bei allen steuerlichen Angelegenheiten, müssen Sie natürlich darauf achten, alles ausreichend zu belegen. Bei einem Anteil von 50 % beruflicher Nutzung müssen Sie lediglich darlegen, für welche beruflichen Tätigkeiten Sie das Gerät benutzen. Dazu gehören u.a. Weiterbildung, Recherche, Empfang und Senden von geschäftlichen E-Mails sowie die Erstellung von Bewerbungsschreiben. Zusätzlich können Sie auflisten, welche Seiten Sie benutzen und die Links als Anlage in der Steuererklärung beifügen.

Wollen Sie mehr als 50 % der Anschaffungskosten steuerlich geltend machen, so bedarf es zusätzlicher Nachweise. In einem Art Fahrtenbuch müssen Sie schätzungsweise drei Monate lückenlos alle beruflichen Tätigkeiten mit Datum, Uhrzeit, Dauer und Zweck der Nutzung dokumentieren.

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Absetzen vs. abschreiben: eine Kostenfrage

Hat der Computer, Laptop oder Tablet höchstens 800 € netto (mit Mehrwertsteuer 952 €) gekostet, können die Anschaffungskosten direkt in voller Höhe abgesetzt werden. Diese Grenze gilt seit dem 1. Januar 2018 - vorher lag sie bei 410 € netto. Liegen Ihre Ausgaben über diesen Betrag, so muss das Arbeitsmittel über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Das bedeutet, dass die Kosten über mehrere Jahre in der Steuererklärung gleichmäßig zu verteilen sind (= lineare Abschreibung). Bei Computern und ähnlichen technischen Geräten sieht das Finanzamt eine Nutzungsdauer von drei Jahren vor. Dabei müssen die Anschaffungskosten monatsweise berechnet werden. Haben Sie z.B. im September 2017 einen PC im Wert von 600 € (Grenze bei 410 €  netto, da Kauf vor 1. Januar 2018 geschah) gekauft, können Sie in der Steuererklärung von 2017 nur vier Monate abschreiben (also 66,67 €). Konkret bedeutet dies Folgendes für die gesamte Nutzungsdauer:

Computer und Laptops zählen im Einkommensteuerrecht zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). 

Drucker, Scanner, Maus: nicht selbstständig absetzbar

Bei diesen Geräten handelt es sich laut Steuerrecht um keine selbstständig nutzungsfähigen Gegenstände, da sie nur zusammen mit einem anderen Gegenstand nutzbar sind. Folglich können Sie diese, auch wenn deren Anschaffungskosten unter 800 € netto liegen, nicht sofort von der Steuer abziehen. Drucker, Scanner, Bildschirm, Tastatur, Maus sowie externe Festplatte zählen zu dem Computer an sich und müssen somit zusammen mit diesen abgesetzt bzw. über drei Jahre abgeschrieben werden. Das heißt alle Kosten der unterschiedlichen Komponenten, die zum Betrieb von dem PC erforderlich sind, werden zusammengefasst und als ein Arbeitsmittel in der Steuererklärung behandelt. Eine Ausnahme sind sogenannte All-in-one-Geräte, die gleichzeitig Drucker, Scanner, Kopierer und teilweise Fax sind. Da diese Multifunktionsgeräte selbständig nutzbar sind, können sie gesondert abgesetzt bzw. abgeschrieben werden.

Technische Probleme und Umwidmung

Geht der Computer oder Laptop vor Ablauf des Abschreibungszeitraums kaputt, können Sie in dem Jahr, in dem das technische Arbeitsmittel unbrauchbar geworden ist, den Restbetrag in voller Höhe als Werbungskosten anrechnen. Diese außerplanmäßige Abschreibung wird im Steuerrecht Absetzung für außergewöhnliche technische oder wirtschaftliche Abnutzung (AfaA) genannt.

Generell können Sie auch privat genutzte Gegenstände zu Arbeitsmittel "umwidmen". Ein Beispiel wäre, wenn Sie 2016 einen Computer gekauft hätten und diesen seit 2017 für berufliche Zwecke nutzen. Somit ist der Computer in der Steuererklärung 2017 abschreibbar.

Noch einmal kurz erklärt

Zusammenfassend kann folgendes gesagt werden: Können Sie nachweisen, dass Sie ihren Laptop oder Computer auch beruflich nutzen, wird pauschalierend von einer jeweils hälftigen beruflichen bzw. privaten Nutzung des Arbeitsmittels ausgegangen. In diesem Fall kann die Hälfte der Aufwendungen steuerlich abgesetzt werden. Liegt der berufliche Anteil über 50 %, so müssen Sie penibel nachweisen, wofür, wann und wie lange Sie täglich an diesem Gerät arbeiten. Liegen die Anschaffungskosten bei maximal 952 € brutto, so können Sie die Ausgaben sofort in Ihrer nächsten Steuererklärung abziehen. Liegen die Kosten darüber, so müssen Sie den Betrag über drei Jahre abschreiben. Und wo genau ist das alles einzutragen, fragen Sie sich? Die Antwort ist Anlage N, Seite 2, ab Zeile 41 in Ihrer Steuererklärung. Kaufbelege sowie andere Nachweise müssen Sie ebenfalls beifügen. Und denken Sie immer an die Worte von Helmut Schmidt: “Wer die Pflicht hat, Steuern zu zahlen, der hat auch das Recht, Steuern zu sparen.”

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