In einer Steuerkanzlei sind die Arbeitsaufgaben typischerweise auf mehrere Teams verteilt. Die große Anzahl der Kunden und die hohe Anzahl der Aufträge macht Produktivität zu einem zentralen Faktor für das erfolgreiche Tagesgeschäft.

Steht die Beratung im Mittelpunkt des Arbeitsalltags, so ist es besonders wichtig Wege und Mittel zur Steigerung der Produktivität zu finden. Das gilt ebenso, wenn Sie größtenteils mit komplexeren Steuerfragen konfrontiert sind, bei denen es entscheidend ist, effizient und effektiv zu arbeiten.

Produktivität steigern: 5 Tipps für Steuerberater

Die Automatisierung häufig wiederkehrender Prozesse und Aufgaben ist eine Möglichkeit, wie Sie mit weniger mehr erreichen. Produktivitätssteigerungen sind oft die Folge, wenn man die Dinge anders angeht. Besseres Zeitmanagement kann ebenfalls zur Steigerung der Produktivität beitragen. 

Indem Sie sich der Steigerung der Produktivität widmen, stellen Sie automatisch sicher, dass Sie sich auch auf Ihre wirklichen Prioritäten konzentrieren. Um Ihnen auf Ihrem Weg zu helfen, haben wir fünf Tipps aufgelistet, die Sie ab heute direkt anwenden können, um die Produktivität zu steigern.

1. Setzen Sie sich strategisch mit Ihrer Zeit auseinander

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zeit strategisch planen. Leichter gesagt als getan, oder? Sind Sie ein richtiger Morgenmensch? Stellen Sie sicher, dass Sie sich am Morgen nicht zu sehr von Kollegen und Mandanten am Telefon beziehungsweise per Mail stören lassen. Nutzen Sie Ihre morgendliche Energie, um effizient komplexe Aufgaben auszuführen. Verwenden Sie diese Zeit also, um die Aufgaben mit der höchsten Priorität abzuschließen. Aufgaben, die weniger kognitive Leistung erfordern, können am Nachmittag behandelt werden, wenn Sie weniger konzentriert sind.

Zeitmanagement-Tipps für Steuerberater

Nehmen Sie es ernst, diese optimale Arbeitszeit in Ihrem Kalender zu blockieren. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht gestört werden und Ihre Prioritäten in Ruhe behandeln können. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass nicht nur Mandanten Sie unterbrechen können, sondern vor allem andere Kollegen in der Steuerkanzlei. Schon kurze Fragen werden Sie aus dem Konzept bringen und Sie müssen sich wieder von vorne in die Aufgabe denken. Sie sollten also Ihre optimale Arbeitszeit unbedingt an alle Personen in der Kanzlei kommunizieren.

Darüber hinaus ist es ratsam, gelegentlich zu einer Aufgabe beziehungsweise einer Beratung nein zu sagen. Überlegen Sie, was für Sie der Mehrwert ist und ob Sie Ihre wertvolle Zeit nicht besser in etwas anderes stecken sollten.

2. Erstellen Sie eine priorisierte Aufgabenliste

Bevor Sie Ihren überfüllten Posteingang ansehen oder sich im Alltag verlieren, sollten Sie zunächst eine Aufgabenliste erstellen und diese Aufgaben priorisieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie für jede Aufgabe konkrete Handlungen erstellen - je detaillierter, desto besser. Wenn eine Aufgabe eine Frist hat, fügen Sie sie Ihrem Kalender hinzu. Auf diese Weise können Sie effizient arbeiten.

Heute gibt es viele digitale Anwendungen, die Ihnen dabei behilflich sein können. Denken Sie zum Beispiel an Wunderlist, Taskly, Todoist oder Asana. Mit diesen Online-Tools können Sie Ihre Aufgabenlisten überall mit Kollegen koordinieren, anpassen und teilen. Solche Lösungen sind somit Ideal für eine effiziente Zusammenarbeit.

Auch Apps, wie unter anderem Brain Dump, eignen sich hierfür. Auf diesem Weg können Sie eine Art Backlog erstellen. Das heißt, Sie schreiben sich in der App alles auf, was es noch zu erledigen gibt. Prioritäten, kann man hier jedoch leider nicht erstellen. Sie behalten dafür aber einen Überblick über all Ihre Ideen und Gedanken. Im Gegensatz zu einem Post-it geht die Idee somit nicht so leicht verloren.

3. Machen Sie das Meiste aus Ihrer Anreisezeit

Reduzieren Sie die Zeit, die Sie im Auto verbringen, und wählen Sie öfter, wenn es möglich ist, mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit zu fahren. So können Sie Ihre Zeit produktiver nutzen. Eine Stunde im Auto ist verlorene Zeit, aber eine Stunde im Zug kann effizient genutzt werden, indem Sie verschiedene einfache Aufgaben erledigen oder sich um Ihre E-Mails kümmern.

Müssen Sie mit dem Auto fahren? Hören Sie sich dann einen relevanten Podcast oder ein Hörbuch anstelle des Radios an. Auf diese Weise werden Sie inspiriert und Sie erhalten neue Ideen, damit Sie Ihren Mandanten noch besser helfen können. So holen Sie das Beste aus Ihrer Zeit im Auto - und auch im Stau - heraus.

4. Vereinfachen Sie die Kommunikation

Verhindern Sie, dass Ihr Posteingang sich mit E-Mails mit kurzen und einfachen Fragen füllt, und verwenden Sie ein "Direktnachrichten"-System wie Slack. Mit solchen Programmen können Sie schnell eine kurze Frage an einen Kollegen stellen, aber auch (Video-)Anrufe tätigen. Wirklich effizient!

Haben Sie einen vollen Posteingang? Planen Sie dann jeden Tag eine feste Zeit (oder zwei), an denen Sie alle Ihre E-Mails auf einmal durchlesen und beantworten. Dies verhindert, dass Sie ständig von E-Mails gestört werden. Wenn jemand wirklich dringende Antworten braucht, wird diese Person höchstwahrscheinlich sofort zum Telefon greifen. Eine E-Mail kann normalerweise warten.

5. Seien Sie transparent

Sind alle in Ihrem Büro immer der gleichen Meinung? Wahrscheinlich nicht. Es ist jedoch wichtig, dass alle Klarheit über die Ziele der Steuerkanzlei haben und welche Rollen sie jeweils bei der Erreichung dieser Ziele spielen. Ist das nicht der Fall? Dann ist das ein Grund für geringe Produktivität. Kommunizieren Sie klar und transparent die zu erreichenden Ziele und die Rolle jedes Einzelnen.

Seien Sie auch offen gegenüber Veränderungen. Haben Sie etwas schon immer gemacht, aber tatsächlich funktioniert es nicht wirklich gut? Einer der kritischsten Aspekte des effizienten Arbeitens ist es, loszuwerden, was in Ihrer Kanzlei nicht funktioniert. Erstellen Sie eine Liste von Prozessen, Werkzeugen und Gewohnheiten, die für Sie nicht funktioniert haben, und versuchen Sie diese zu beseitigen oder mit wirksamen Alternativen auszutauschen. Besteht Ihre Steuerkanzlei schon eine lange Zeit, sollten Sie alle Arbeitsprozesse einmal unter die Lupe nehmen - schließlich gibt es schon heute mehr Möglichkeiten zum effizienten Arbeiten als es gestern noch der Fall war. Denken Sie dabei an die Worte von Charles Kettering: “Wenn du etwas so machst, wie du es seit zehn Jahren gemacht hast, dann sind die Chancen groß, dass du es falsch machst.”

Wie Ageras Ihnen dabei helfen kann, Ihre Produktivität zu steigern

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